Przeprowadzenie prawidłowej procedury wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o zasadę konkurencyjności to kluczowy element realizacji projektu, przed którym staje każdy Beneficjent pomocy publicznej. Należy mieć świadomość, że poprawne przeprowadzenie procedury jest konieczne do uznania poniesionego wydatku za koszt kwalifikowany, a tym samym ma wpływ na wypłatę dofinansowania w pełnej, przysługującej wysokości.
To właśnie na Beneficjencie pomocy publicznej, czyli Zamawiającym, ciąży obowiązek przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie zasad uczciwej konkurencji, równe traktowanie wszystkich wykonawców, przy zapewnieniu bezstronności i obiektywizmu.
W obliczu mnogości obowiązujących wytycznych, stosowanych przez różne Instytucje Zarządzające, można wyróżnić część wspólnych i podstawowych elementów, które warunkują prawidłowe przeprowadzenie wyboru najkorzystniejszej oferty:
1. Procedura
Udzielić zamówienia możemy tylko wykonawcy, który został wybrany zgodnie z obowiązującą procedurą, czyli procedurą obowiązującą w momencie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.
2. Kolejność procedur
Musimy pamiętać o zachowaniu kolejności procedur, czyli najpierw szacujemy wartość zamówienia, potem przeprowadzamy postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności, a czasami stosujemy tylko rozeznanie rynku.
Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia jest kluczowe do wybrania właściwej procedury postępowania. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest wynagrodzenie netto przyszłego Wykonawcy. Oszacowana wartość musi być obowiązująca w momencie, kiedy publikujemy zamówienie publiczne, czyli nie wcześniej niż na 3 miesiące przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem są dostawy lub usługi, zaś nie wcześniej niż 6 miesięcy, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.
3. Opis przedmiotu zamówienia
Kluczowym jest właściwy opis przedmiotu zamówienia, do którego stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień. Opis przedmiotu zamówienia musi być dokładny, jednoznaczny, zrozumiały, wyczerpujący, uwzględniający wszystkie wymagania i okoliczności które mogą mieć wpływ na złożenie oferty. Używanie sformułowań niedookreślonych, takich jak „lub równoważne”, „podobny”, „zbliżony” jest nieprawidłowe, gdyż są to zbyt ogólne określenia. Pamiętajmy, że nieprecyzyjne, niewłaściwe określenie przedmiotu zamówienia może grozić tym, że otrzymamy ofertę, która nie odpowiada naszym potrzebom.
4. Kryteria oceny ofert
Kryteria oceny ofert muszą być obiektywne, mierzalne, możliwe do weryfikacji. Przy doborze kryteriów warto zastanowić się, czy poza jedynym kryterium ceny ważne dla nas będą inne kryteria, które bezpośrednio związane są z naszym przedmiotem zamówienia np.: funkcjonalność, aspekty środowiskowe, serwis, gwarancja, czy termin wykonania. Musimy również wskazać, w jaki sposób będziemy przyznawać punktację za spełnienie danego kryterium oceny oferty.
5. Warunki udziału
Warunki udziału w postępowaniu możemy określić w dwóch aspektach. Pierwsze, jako „warunkujące” złożenie samej oferty czyli np. wymóg posiadania określonych uprawnień, posiadanej wiedzy czy też doświadczenia, dysponowania odpowiednim zapleczem osobowym, czy też odpowiednim zapleczem finansowym. Drugie to kryteria wykluczające możliwość złożenia oferty, czyli powiązania osobowo-kapitałowe.
Zwróćmy uwagę, że wygórowane kryteria lub warunki udziału w postępowaniu mogą zawężać konkurencję i prowadzić do dyskryminacji potencjalnych wykonawców, co stanowi naruszenie rzetelnego przeprowadzenia postępowania.
6. Terminy składania ofert
Ustalmy możliwy i realny czas na przygotowanie i dostarczenie samej oferty. Jeśli chcemy, żeby wraz z ofertą były złożone inne dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału, uwzględnijmy to podczas planowania terminu składania ofert. Przepisy nakładają obowiązek zachowania minimalnego, 7-dniowego termin na złożenie oferty w przypadku dostaw i usług, co najmniej 14 dni – w przypadku robót budowlanych. Dla zamówień o wartości szacunkowej przekraczającej progi unijne, termin ten wynosi nie mniej niż 30 dni od daty upublicznienia zapytania ofertowego.
7. Pozostałe ustalenia
Poza wyżej wymienionymi podstawowymi elementami postępowania powinniśmy określić: możliwe warunków zmiany umowy, termin realizacji umowy, informację o możliwości składania ofert częściowych, a także zapisy o RODO.
8. Upublicznienie procedury
Pamiętajmy że upublicznienie procedury postępowania ofertowego to nie tylko publikacja w Bazie Konkurencyjności – w przypadku braku takiej możliwości wysłanie zapytania do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, upublicznienie na stronie Zamawiającego to także upublicznienie wyników samego postępowania.
Powodzenia!
