Pomożemy Ci sprawnie i prawidłowo rozliczyć dotację unijną.

Realizując projekt z dofinansowaniem unijnym, firma jest zobowiązana do stosowania prawa zamówień publicznych. Dlatego dla naszych klientów przygotowujemy wskazówki dotyczące udzielania zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi wytycznymi w zakresie zasady konkurencyjności, w tym m.in. listę kontrolną do dokumentacji, którą należy zgromadzić w całym procesie.

Trzeba mieć na uwadze, że wybór podwykonawcy w postępowaniu jest działaniem wieloetapowym i każdy z kroków jest sprawdzany w przypadku kontroli. Dlatego współpracujmy z firmami od początku nad tym procesem, pomagając w:

• określeniu sposobu szacowania wartości zamówienia, doboru weryfikowalnych i dopuszczalnych kryteriów oceny ofert, określenia warunków udziału w postępowaniu
• opracowaniu wzorów zapytań ofertowych wraz z obowiązkowymi załącznikami, zgodnie z wytycznymi i dokumentacją aplikacyjną. W oparciu o złożone oferty przygotujemy protokół wyboru najkorzystniejszej oferty.
• publikacji zapytania ofertowego oraz wyboru najkorzystniejszej oferty w Bazie Konkurencyjności. 
• udokumentowaniu procesu weryfikacji stawek rynkowych, czyli rozeznania na rynku.

Nie. Opublikujemy zapytania w bazie konkurencyjności w Twoim imieniu i w porozumieniu z Tobą. Zależy nam, aby procedura wyboru oferty na towary i usługi w ramach projektu została przeprowadzona tak, żeby ten zakup nie został zakwestionowany przez Instytucję Zarządzającą.

Jesteśmy w stanie przygotować dla Twojej firmy wniosek o płatność na podstawie udostępnionych dokumentów, takich jak:

• informacja o postępie merytorycznym w ramach poszczególnych modułów i poszczególnych zadań
• skany dokumentów księgowych wraz z opisami wiążącymi wydatek z projektem
• wyciągi bankowe potwierdzające dokonanie zapłaty
• informacje o poziomie zaangażowania poszczególnych pracowników w danym okresie
• oświadczeń, których zakres wynika z umowy o dofinansowanie/wytycznych

Termin składania wniosków o płatność wynika wprost z umowy o dofinansowanie. Co do zasady wniosek o płatność jest składany raz na 3 miesiące. Ze względu na potrzebę zachowania płynności finansowej w projekcie możliwe jest częstsze składanie wniosków o płatność.

Oczywiście, możesz na to liczyć na każdym etapie realizacji projektu. Utrzymujemy w imieniu Twojej firmy kontakt z instytucją pośredniczącą i zarządzającą w sprawach dotyczących rozliczeniowo-finansowej strony realizacji projektu. Zajmujemy się składaniem dokumentów, przekazywaniem przygotowywanych raportów, danych. Monitorujemy działania tzw. opiekunów projektów, przypominając im, jak ważne jest terminowe załatwienie sprawy dotyczącej projektu. Prowadzimy korespondencję poprzez system CST2021, mailowo, telefonicznie.

Konieczne jest prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków projektu w sposób przejrzysty i rzetelny, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem w podziale na moduły. Dokumenty księgowe (faktury, listy płac, noty amortyzacyjne i inne wynikające z ponoszenia kosztów bezpośrednich) muszą zostać oznaczone co najmniej nazwą modułu oraz numerem Umowy, w ramach której wydatek jest realizowany.

Przygotujemy rekomendacje dotyczące wypełnienia w ramach projektu obowiązków informacyjno-promocyjnych. Służymy doradztwem w zakresie oznaczenia strony internetowej, opisów na segregatory czy opracowania wzoru plakatów informacyjnych i tablic.

Co do tablicy wytyczne są następujące: Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia w miejscu realizacji Projektu trwałej tablicy informacyjnej podkreślającej fakt otrzymania dofinansowania z UE, niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu, w odniesieniu do projektów o wartości przekraczających 500 000 EUR.

Tablica musi być umieszczona niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu aż do końca okresu trwałości Projektu.

W przypadku mniejszej wartości Projektu konieczne jest umieszczenie co przynajmniej jednego trwałego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości elektronicznego wyświetlacza podkreślającego fakt otrzymania dofinansowania z UE.

Tak, jak najbardziej. Musi mieć to oczywiście swoje uzasadnienie merytoryczne, dlatego obiektywnie porównamy rzeczywisty stan realizacji projektu z zapisami dokumentacji aplikacyjnej. Wskażemy zakres możliwości wprowadzenia zmian do projektu oraz doradzimy tryb wprowadzenia zmiany. 

W oparciu o przekazane założenia przygotujemy wzór wniosku o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie wraz z niezbędnymi załącznikami.

Na bieżąco przygotowujemy Twoją firmę do kontroli projektu. Naszą dewizą jest takie działanie, aby w każdej chwili bez zbędnego stresu móc przyjąć kontrolę w miejscu realizacji projektu.

W ramach odrębnej usługi jesteśmy w stanie reprezentować Twoją firmę podczas kontroli w miejscu realizacji projektu.

A jak wygląda kontrola? Beneficjent jest zawiadamiany o kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem. Z naszego doświadczenia wynika, że jest to co najmniej 5 dni roboczych. W przypadku powzięcia przez Instytucję informacji o podejrzeniu powstania nieprawidłowości w realizacji projektu może przeprowadzić kontrolę doraźną bez uprzedniego powiadomienia Beneficjenta. Są to jednak sytuacje wyjątkowe.